Magentazorg

                                                  ICT op de schop

Ze kwamen al snel uit bij de IQ Messenger omgeving en wisten welke functies ze wilden, zoals knoppen en trekschakelaars, dwaaldetectie en hals- en polszenders. Ook voor cliënten die buiten het pand zijn, was alarmering gewenst. Er was echter nog onduidelijkheid over hoe ze om zouden gaan met detecties zoals valdetectie en valpreventie. Ze zagen dat er een omslag bezig was op de markt naar domotica op basis van artificial intelligence, maar ze zagen ook dat dit nog niet een geheel bewezen technologie was. 

De Strategie

Als ICT-strategie heeft Magentazorg gekozen voor bewezen partners, bewezen oplossingen en bewezen implementaties. Ze wisten af van een paar zorgbedrijven, op niet al te grote schaal, die hun voor zijn gegaan, en dat “Als wij gaan, moeten we meteen op hele grote schaal”. Ze hebben besloten om een grote sprong voorwaarts te maken. Na uitvoerig onderzoek en discussies binnen de directie, besloten ze om voor het nieuwe product te gaan, ook al was het nog niet helemaal bewezen.

“Het nemen van een risico

in een concept dat nog niet helemaal bewezen is

wilden we afdekken met het kiezen

voor een hele goede partner en

dat is CuraTec geworden.”

De Keuze

De keuze viel op CuraTec in combinatie met VANDERLAAN, vanwege hun bewezen track-record en omdat CuraTec goed bij hen paste qua omvang en focus op de zorg. Een hele grote organisatie is vaak minder flexibel en kom je minder aan bod. Je kent, bij wijze van spreken, de baas niet. Aangezien Magentazorg een zorgbedrijf is, wilden ze een partner die met hen kon meedenken en zich kon aanpassen aan hun specifieke behoeften. Ze wilden een flexibele partner die in staat is om met Magentazorg mee te denken.  Al met al wilden ze het risico van het investeren in een onbewezen concept afdekken door te kiezen voor een sterke en betrouwbare partner.

Het Traject

Vervolgens, zijn we een traject ingegaan waarin we, in verschillende stappen, hebben geprobeerd AI als product meer bewezen te krijgen. We begonnen met het inrichten van een testruimte, zodat we vanuit een gecontroleerde omgeving konden zien of het systeem werkte. Deze kamer was voorzien van een bed, een IQM-systeem en een slimme camera. Vervolgens hebben we een PoC-locatie ingericht, een kleinere locatie met een stabiel management en een groep medewerkers. Hier hebben we veel hindernissen moeten nemen en niet alles is even soepel verlopen. In eerste instantie waren de zorgmedewerkers erg enthousiast, maar later kwamen het gebied van techniek en op gebruik issues naar boven en nam hun enthousiasme af. We hebben flink moeten ingrijpen en “Dan komt het eropaan, ga je dit met elkaar doen of breekt het?” Het is een gezamenlijk waagstuk geworden waar we er uiteindelijk samen in zijn geslaagd om een goed resultaat neer te zetten. “VANDERLAAN moet daar ook bij genoemd worden. Het is een hele goede betrouwbare partij waar je goed afspraken mee kan maken en mee kan samenwerken.” Er is een projectteam van Magentazorg, CuraTec, VANDERLAAN, IQ Messenger, Kepler en Evresys ontstaan, die goed met elkaar kan leven en schrijven die elkaar steeds meer gaan opzoeken.

De tweede locatie was een stuk groter en daar moest het ook echt gaan gebeuren. Er is veel discussie geweest over het ontwerp, vooral binnen Magentazorg zelf, maar uiteindelijk is het resultaat eigenlijk heel erg goed geworden. Daarna hebben we snel een nieuw revalidatiecentrum opgeleverd en hoewel we enkele grote technische uitdagingen zijn tegengekomen, is de implementatie uiteindelijk soepeler verlopen dan verwacht. Nu zijn we elke zeven à acht weken bezig met de implementatie van een nieuwe locatie. Magentazorg ondervindt dat dit wel een hoge druk op hun medewerkers legt en vragen zich af of ze deze snelheid willen blijven hanteren. Gelukkig gaat de samenwerking met CuraTec en VANDERLAAN heel goed en is Magentazorg blij met het partnership. Jacco stelt dat “We moeten nog heel veel uitzoeken maar we beginnen echt op een punt te komen waarin we echt goud in handen hebben.” Er zijn momenteel veel organisaties die nu bij hen komen kijken.

Adoptie, adoptie en adoptie

Bij Magentazorg testen ze heel erg veel en ze doen aan adoptie, adoptie en adoptie. Ze nemen de mensen mee, de cliënten mee en de zorgmedewerkers mee. Ze krijgen training. Er zijn sessie rond het functionele ontwerp. Ze doen aan floorwalking en in die floorwalk vangen ze de dagdiensten, nachtdiensten en de avonddienst allemaal op. En dat doen ze een aantal dagen achter elkaar. Net zo lang tot iedereen ze helemaal zat zijn. Deze manier van werken is ontwikkeld om dit soort lastige trajecten op een vrij goede manier neer te zetten. Uiteraard is er altijd nog enige nazorg nodig. Maar bij oplevering staat de basis stevig.

Korte lijnen

Jacco en zijn team hebben geleerd dat het belangrijk is om geen afstand te houden van de partijen waarmee wordt samengewerkt. “We proberen veel met elkaar op te trekken. Niet alleen tijdens het project, maar ook bij presentaties aan andere organisaties en bij het bespreken van nieuwe ontwikkelingen”. Een goed voorbeeld hiervan is dat Kepler Magentazorg vroeg naar mogelijke verbeteringen.  Jacco gaf aan dat er geen extra functionaliteit nodig was, maar wel aanpassingen in de nauwkeurigheid en snelheid van het systeem. Valpreventie en detectie van een cliënten die op de grond liggen of rechtop in bed zitten duurde 30 seconden, wat voor veel patiënten te lang was. Kepler ging de uitdaging aan en wist in korte tijd een aanpassing te maken waardoor het maar 10 seconden duurde. Door nauwe communicatiebanden te onderhouden, houd je de lijnen kort en behoud je grip op alles, waardoor je uiteindelijk veel voor elkaar krijgt. Magentazorg ondervond dan ook dat ze vanuit alle hoeken hulp geboden kregen om samen een volwassen product neer te zetten.

Aan de slag

Hoe staat het momenteel met de weerstand van de medewerkers? Het lijkt erop dat het uitstekend gaat. Het systeem is zeer eenvoudig: alarmen komen binnen op een smartphone en kunnen worden geaccepteerd. Als een medewerker het alarm accepteert, kan hij of zij vaak ook direct in de kamer kijken. Vervolgens kan er worden gekozen om zelf actie te ondernemen, het aan een andere collega over te laten of het alarm te accepteren en nog even niets te doen. Als er echt iets moet gebeuren maar de betreffende medewerker kan het niet zelf, kan hij of zij het laten escaleren zodat het alarm bij een collega terechtkomt. Dit wordt als zeer prettig ervaren door het personeel en het heeft enorme voordelen voor de nachtdienst. Het aantal valse alarmen is aanzienlijk afgenomen, wat resulteert in een goede nachtrust voor de cliënten.

Resultaat

Jacco beschouwt dit als een prachtig traject. Het was een intensief en uitdagend proces, waarbij hij en zijn ICT-team veel obstakels hebben moeten overwinnen en onderzoeken. Ze zijn allemaal zeer enthousiast over het resultaat en de samenwerking tussen hen en de partners.  Jacco zegt dat ze niet een klant zijn die gaat zitten en ons vraagt “regel het maar” om als het niet goed gaat te gaan klagen. “We hebben zoveel dingen samen aangepakt en overwonnen. Dat schept een band.” Hij is er dan ook echt trots op. Hij vindt dat alle mensen die eraan meewerken dat ook ontzetten goed doen.

Onze partners voor dit project: