Abrona

"De deadline was scherp — maar samen hebben we het gewoon gedaan."

Voor zorgorganisatie Abrona, waar dagelijks honderden professionals klaarstaan voor mensen met een verstandelijke beperking, is betrouwbare communicatie van cruciaal belang. Toen de bestaande telefonie-omgeving uitgefaseerd zou worden, moest er in korte tijd een toekomstbestendige oplossing komen voor ruim 850 medewerkers. De keuze viel op CuraTec Cloud Telefonie, waarbij een deel van de medewerkers volledig via Microsoft Teams is gaan bellen, terwijl tegelijkertijd de bestaande DECT-systemen zijn ingekoppeld — systemen die nog sterk verweven zijn met de zorgdomotica.

We spraken met Jan Willem van der Grift, Teamleider ICT bij Abrona, over hoe deze overstap is verlopen.

 De aanleiding was helder: het contract van het vorige telefoniesysteem liep af en er moest vóór een vaste datum worden gemigreerd. In een zorgomgeving waarin telefonie direct verbonden is met zorgoproep- en domoticasystemen, was één ding duidelijk: “continuïteit mocht geen seconde in gevaar komen”. De migratie moest niet alleen op tijd gebeuren, maar ook zonder impact op de zorg.

Hoewel de deadline vaststond, kwam het officiële akkoord later dan gepland. Daardoor liepen sommige voorbereidingen nog en sloten die in het begin niet helemaal aan bij de urgentie van de migratie. Het zorgde voor een vliegende start waarin we samen snel moesten schakelen.

Juist in die fase bleek de kracht van de samenwerking: met korte lijnen, heldere afstemming en een gedeeld “we gaan ervoor”-gevoel hebben we prioriteiten gezet, afhankelijkheden opgelost en het project in korte tijd op stoom gekregen — met als resultaat dat de deadline keurig werd gehaald.

“Wat ik prettig vond, was de hands-on mentaliteit. Niet alleen afspraken maken, maar ook direct aan de knoppen zitten als dat nodig was.”
— Jan Willem van der Grift

Precies op tijd, één dag voordat de oude dienst stopte werd de laatste gebruikersgroep overgezet. De migratie verliep grotendeels geruisloos. Voor veel medewerkers veranderde er weinig, en dat was misschien wel het grootste compliment. De zorg moest doorgaan — en dat deed het.

Voor de telefonistes en receptiemedewerkers — voor wie de overstap het grootst was — is een nieuwe bedienpost in gebruik genomen. Deze verandering werd positief ontvangen: “Het werkt intuïtief en prettig.”

Daarnaast maakt Abrona voor een aantal afdelingen gebruik van callcenterfunctionaliteit, waarmee wachtrijen, distributie en bereikbaarheid beter zijn ingericht binnen dezelfde cloudomgeving.

Na livegang zijn openstaande afrondpunten samen opgepakt. Inmiddels draait de omgeving stabiel en kijkt Abrona vooruit naar verdere digitalisering. Zoals Jan Willem mooi samenvatte:

“Het belangrijkste is hoe je omgaat met uitdagingen. CuraTec staat klaar, denkt mee en pakt door. Dat geeft vertrouwen richting de toekomst.”

De overstap naar CuraTec Cloud Telefonie laat zien wat mogelijk is wanneer techniek, zorgprocessen en samenwerking naadloos op elkaar aansluiten. Een grote migratie onder tijdsdruk — mét behoud van DECT én zorgdomotica-koppelingen — succesvol afgerond en met vertrouwen in de volgende stappen.

Tot slot deelt Jan Willem een tip voor andere zorgorganisaties die een vergelijkbare overstap overwegen. Volgens hem zit succes niet alleen in technologie, maar vooral in de voorbereiding en een heldere scope.

“Begin op tijd en denk vooraf goed na over je scope. Dat geeft rust en duidelijkheid tijdens de implementatie.”

Door vroeg te starten, processen en afhankelijkheden in kaart te brengen en gebruikers tijdig mee te nemen, ontstaat ruimte om zorgvuldig te testen en plannen. Dat geeft grip op het traject én zorgt dat een grote verandering soepel landt in de organisatie — zelfs onder tijdsdruk.